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Mi calendario (Google y Outlook)

(Portales de consultorio)

Cada médico puede conectar su cuenta de Google o de Outlook / Microsoft 365 para que sus citas del consultorio aparezcan solas en el calendario de su teléfono: se crean al agendar, se mueven al reprogramar y desaparecen al cancelar. No hay que capturar la cita dos veces.

Cómo se conecta

Se conecta por médico, desde su propia ficha: Equipo › Médicos › (el médico) › pestañas Google Calendar y Outlook.

  1. Entra a la pestaña del servicio que uses.
  2. Pulsa Conectar con Google (o Conectar con Microsoft) y autoriza el acceso con tu cuenta.
  3. Al volver, el portal te confirma qué calendario creó y en qué cuenta, y pone en cola tus citas futuras. En un par de minutos ya están publicadas.

Puedes tener Google y Outlook conectados a la vez: cada cita se publica en los dos calendarios.

Un calendario aparte, no el tuyo personal

El portal crea un calendario nuevo dentro de tu cuenta y publica ahí. Tu calendario personal no se toca, y puedes prenderlo y apagarlo en tu teléfono como cualquier otro.

Qué puedes ajustar

En la misma pestaña, junto a la tarjeta del servicio:

  • Nombre del calendario — ponle el que quieras (antes o después de conectarlo). Si lo dejas en blanco se usa el sugerido.
  • Aviso antes de la cita — la alarma que llevará cada evento: el que ya tengo en mi calendario (respeta lo que configuraste por tu cuenta), sin aviso, a la hora de la cita, 10 o 30 minutos antes, 1 o 2 horas antes, 1 o 2 días antes.

Los dos se guardan solos al salir del campo; no hay que enviar el formulario del médico.

Botones de la tarjeta

  • Sincronizar ahora — empuja de inmediato lo que esté pendiente (normalmente no hace falta: se publica solo).
  • Reconectar — vuelve a autorizar, o cambia a otra cuenta.
  • Desconectar — corta la conexión y borra el calendario que creamos en tu cuenta. Tus citas en el portal no se tocan.

Si la autorización caduca (cambiaste la contraseña, revocaste el permiso), la tarjeta te avisa con Hay que volver a conectar y basta con autorizar de nuevo.

Mis compromisos bloquean horarios

En la tarjeta del calendario conectado está «Mis compromisos bloquean horarios». Con él encendido, lo que tengas ocupado en el calendario principal de esa cuenta —una junta, un viaje, lo que apuntes en tu teléfono— deja de ofrecerse para agendar citas en el portal, y la recepción lo ve como Ocupado en el calendario de citas. Solo se consulta el horario: el portal no lee el asunto ni los invitados. Ver Control de citas.

Calendarios que bloquean y calendarios que liberan tiempo

Si tienes varios calendarios en tu cuenta, puedes elegir de una lista cuáles cuentan en tu agenda del portal, y de qué forma. Las dos listas están en la misma tarjeta, debajo de «Mis compromisos bloquean horarios»:

  • Calendarios que bloquean (aparece con «Mis compromisos bloquean horarios» encendido): sus compromisos te quitan horario, igual que el principal. Si no eliges ninguno, sólo cuenta tu calendario principal, como siempre.
  • Calendarios que liberan tiempo: sus eventos amplían tu horario esos días. Sirve, por ejemplo, para los días que atiendes en otro hospital y que capturas en Google desde tu teléfono: en la agenda del portal se ven con un fondo tenue y su rótulo, y al agendar en esas horas aparecen disponibles aunque no estén en tu horario semanal. No bloquean: se pueden poner citas encima.

En cada calendario elegido puedes ajustar:

Ajuste Para qué sirve
Color Distinguirlo en la agenda cuando hay varios. «Predeterminado» deja el color de siempre.
Rótulo (sólo los que liberan) Lo que dice la franja en la agenda, por ejemplo «Presencial HAA». Vacío = el nombre del calendario.
Ubicaciones En qué áreas de atención vale. Vacío = en todas. Para quien atiende en varios lugares o ciudades: el tiempo de un lugar no se ofrece a una cita de otro. Sólo aparece si el consultorio tiene más de un área.

Al terminar, «Guardar calendarios». Como con «Mis compromisos bloquean horarios», el portal sólo consulta los horarios: nunca el asunto ni los invitados de los eventos.

Si en lugar de las listas ves «Reconecta tu calendario»

Tu conexión es anterior a esta función y no incluye el permiso de ver la lista de tus calendarios. Da clic en Reconectar y acepta en la pantalla de Google: es sólo la lista, no tus eventos, y lo que ya tenías configurado se conserva.

Cómo capturar desde el teléfono un día que libera tiempo

En la app de Google Calendar: + › Evento, elige en el renglón del calendario el que libera tiempo (si se queda en tu calendario principal, ese evento te bloquea el horario en vez de liberarlo), pon la fecha con hora de inicio y fin y guarda. El evento tiene que quedar como «Ocupado»: los eventos con hora ya nacen así; uno de todo el día nace como «Disponible» y hay que cambiarlo, o no se pinta. Si vas siempre los mismos días, usa «Cada semana…» y lo capturas una sola vez. La agenda del portal lo refleja en un par de minutos al recargarla.

Recibir las citas de todo el consultorio

Para el médico que lleva el consultorio y quiere ver en su teléfono las citas de todos los médicos, no sólo las suyas. En la tarjeta del calendario conectado aparece «Recibir las citas de todo el consultorio»:

  • Al encenderlo, el portal crea en tu cuenta un segundo calendario, «Citas - <consultorio> (todo el consultorio)», con la agenda completa: las citas de todos los médicos, también las tuyas. Cada evento empieza con el nombre del médico que atiende. Tus citas siguen también en tu calendario de siempre; si quieres ver todo en uno solo, oculta ése en tu teléfono.
  • Se mantiene solo: las citas nuevas, reprogramadas y canceladas se reflejan como en el tuyo. Si una cita cambia de médico, cambia el nombre en el de todo el consultorio y entra o sale de tu calendario de siempre según sea tuya o no.
  • Al apagarlo se borra ese calendario, con todas sus citas. El de tus citas no se toca.

Lo ve quien tenga en su perfil el permiso «Recibir en su calendario las citas de TODO el consultorio» (grupo Control de citas, en Configuración › Perfiles), y lo enciende para sí mismo en su ficha. Un administrador también puede encenderlo desde la ficha del médico.

Pausar sin desconectar

En la pestaña Notificaciones de la ficha del médico está Publicar mis citas en mi calendario. Ponerlo en No pausa la publicación en todos los calendarios conectados, sin desvincular ninguna cuenta ni borrar el calendario. Volver a ponerlo en Sí reanuda.

Dónde ves el estado

En la barra superior del portal, el médico que opera citas tiene un indicador de calendario con el logo de cada servicio (a color si está conectado, en gris si no) y el número de citas futuras que debería tener el calendario. Al abrirlo muestra la cuenta conectada, las citas publicadas, la última sincronización, desde cuándo está conectado y, si hay algo en cola, cuántas citas faltan por publicar. El mismo detalle aparece en el menú de tu cuenta, en Mi calendario.

Compartir tu calendario con recepción

Es el caso más común: que tu recepción o tu asistente vean tu agenda desde su propio celular. Eso se hace desde tu cuenta de Google o de Outlook, no desde el portal: compartes el calendario que creamos con permiso de solo lectura y lo verán en su teléfono sin poder modificar tus citas.

Compártelo de solo lectura

Da permiso de ver, no de editar. Los eventos los mantiene el portal: lo que alguien edite allá se pierde en la siguiente actualización de la cita.

Qué viaja al calendario (y qué no)

Al evento van únicamente:

  • El título, con el formato con que la recepción reconoce la cita: las iniciales de quien la agendó, el nombre del paciente y si es primera vez (PV) o subsecuente (SUB). Por ejemplo, IT-MARIA LOPEZ-SUB es una cita subsecuente de María López que agendó alguien con iniciales IT.
  • El teléfono del paciente, para confirmar la cita, sólo si ese médico recibe el contacto del paciente (se decide en Configuración del portal › Citas y horario y, por médico, en su pestaña Notificaciones).
  • El área de atención, la hora y la liga a la cita en tu portal (más la dirección del consultorio, si la tienes capturada).

Nada del expediente clínico: ni diagnósticos, ni notas, ni estudios, ni el motivo de consulta. Es un servicio de terceros y el paciente no consintió que su información médica viaje ahí. El motivo sí le llega al médico en el correo de la cita y en su invitación .ics, y lo ve al abrir la cita desde la liga.

La agenda del portal manda

Si mueves o borras el evento desde tu teléfono, la cita no cambia en el portal y el siguiente ajuste vuelve a acomodarlo. Reprograma y cancela siempre desde Control de citas.

No lo confundas con la invitación por correo (.ics)

La opción Incluir invitación de calendario (.ics) de la pestaña Notificaciones adjunta el evento al correo de la cita para que el paciente (o quien reciba el aviso) lo agregue con un clic. Es un envío suelto por cita. La conexión de este apartado es una sincronización continua del calendario del médico.