Reportes y analítica¶
En Reportes están los tableros que responden las cuatro preguntas del consultorio: cuánto entró, cómo va el negocio contra el mes pasado, quién dejó de venir y cuánto dinero tienes parado en el almacén.
Cada reporte corta con un reloj distinto, y eso explica casi todas las dudas
Corte de caja mide por fecha de cobro: cuánto entró. Analítica mide por fecha de venta: cuánto vendiste, se haya cobrado o no. Por eso rara vez dan lo mismo, y por eso ninguno cuadra exactamente con un corte de honorarios, que paga sobre lo cobrado y sólo de hojas saldadas. No es un error: son tres preguntas distintas.
Quién ve qué¶
El alcance lo decide el permiso, no el puesto:
- Analítica de todo el consultorio — el negocio completo: margen, comparación entre profesionales, valor del almacén.
- Analítica de la producción propia — únicamente lo del profesional que consulta. Sin margen del consultorio y sin ver a nadie más.
La comparación entre profesionales no se le muestra a un profesional, ni en pantalla ni en el correo ni en la descarga. Es deliberado: una tabla que ordena médicas por utilidad crea un problema laboral que nadie pidió.
Si a alguien «no le aparece» Reportes
Casi siempre es el permiso. Los permisos de analítica no se agregan solos a los perfiles que ya existían: hay que marcarlos en Usuarios › Perfiles y permisos.
Analítica del consultorio¶
Compara el periodo que elijas contra el periodo anterior de la misma longitud —no contra «el mes pasado»—, porque comparar 31 días contra 28 haría ver febrero como una caída del negocio.
Trae:
- Ingreso y margen por línea: dónde está el dinero, en los honorarios o en los productos. Si hay renglones sin costo capturado, el reporte lo dice y los deja fuera del costo en vez de contarlos como cero: un costo desconocido no es un costo de cero, y suponerlo infla la utilidad.
- Ocupación de la agenda, además por hora del día y por día de la semana. Sirve para ver las horas muertas y las horas en las que la gente no llega: dejar de ofrecer una franja con el doble de ausencias vale más que cualquier promedio.
- Producción por profesional y ausencias por profesional. Las ausencias van sin semáforo ni ranking a propósito: una tasa alta puede ser un horario incómodo o una temporada, y es un dato para conversar, no una calificación.
- Ventas contra CFDI timbrado: cuánto de lo que vendiste llegó a tener factura, con la lista de lo que falta.
«No asistió» y «sin registrar» no son lo mismo
No asistió son las citas donde alguien marcó que el paciente no iba a venir: es un dato. Sin registrar son las que quedaron programadas, ya pasó la fecha y nadie marcó la llegada: eso es higiene de la agenda, no una ausencia comprobada. No se suman en un solo «% de ausentismo» porque ese número no se podría defender frente a un paciente.
Retención de pacientes¶
La pantalla que contesta «¿quién no ha vuelto?», que es lo que ningún reporte de ventas responde —el paciente que dejó de venir no aparece en el ingreso justamente porque ya no vende—.
Arriba, el movimiento del periodo: atendidos, nuevos (los que vinieron por primera vez), subsecuentes y la tasa de retorno, medida sobre los nuevos del periodo anterior, que son los únicos que ya tuvieron tiempo de volver.
Abajo, la lista accionable: pacientes con más de 60 días sin visita, con su teléfono y su correo como liga, ordenados del más perdido al menos, y con lo que cada uno ha dejado en el consultorio. Se descarga en CSV para repartirla.
Qué cuenta como visita aquí
Sólo la cita atendida. Una cita cancelada no cuenta como visita —aunque sí cuente para el límite de pacientes de tu plan, que mide algo distinto: si el paciente sigue siendo tuyo—. Y no aparece quien ya tiene cita agendada: si viene el jueves, no hay nada que perseguir.
Inventario valorizado¶
Existencias, kardex y caducidades te dicen cuántas piezas hay. Ésta te dice cuántos pesos:
- Valor del almacén por ubicación, a costo promedio.
- Meses de inventario: cuánto tiempo te dura lo que tienes, al consumo de los últimos tres meses. Se lee sin explicación —«tengo para siete meses»— a diferencia de una tasa de rotación.
- Lo que está por caducar, en pesos, y lo que ya caducó y sigue en el almacén. Es dinero que se tira y del que normalmente nadie se entera hasta el conteo físico.
- Dinero parado: artículos con existencia y sin una sola salida en 180 días. Los que nunca han salido suelen ser el peor caso.
Por qué el costo promedio y no el último
Es el mismo costo con el que se calcula el margen en la analítica. Al último costo, una sola compra cara reevaluaría todo el almacén hacia arriba y las dos pantallas dejarían de cuadrar entre sí. Lo que no tiene costo capturado no se cuenta como cero: se declara aparte, y el reporte dice que el almacén vale al menos lo que muestra.
Los correos automáticos¶
Los reportes anteriores hay que ir a verlos. Estos dos llegan solos:
| Correo | Cuándo | Qué trae |
|---|---|---|
| Resumen mensual del consultorio | El día 1, a las 8:00 | Cómo cerró el mes anterior: agenda, pacientes y —según tu plan— cuánto vendiste, cuánto cobraste y qué te deben, comparado contra el mes previo. |
| Pacientes que dejaron de venir | Cada lunes, a las 8:00 | A quién conviene llamar esta semana, con su teléfono. |
Los dos vienen encendidos y cada quien los apaga desde Mis notificaciones, en el menú de tu cuenta (arriba a la derecha). La decisión es personal: si tú apagas el resumen, tus compañeros lo siguen recibiendo.
Un par de cosas que conviene saber:
- No llegan correos vacíos. Si el mes no tuvo actividad, o no hay ningún paciente sin volver, ese mes no se manda nada.
- El correo respeta tu permiso: quien sólo ve su producción recibe sólo la suya.
- El contenido crece con tu plan. Agenda y pacientes llegan siempre; el dinero, con el módulo de ventas; la comparación contra el mes anterior, con analítica.
Lo que no se puede apagar¶
En Mis notificaciones no aparecen —y es a propósito— los avisos de seguridad (que cambió tu contraseña o tu correo), los acuses de algo que tú hiciste (el ticket que levantaste, la factura que pediste enviar) y el aviso de faltante de inventario que reciben los administradores. Este último es el control que hace confiable la baja de una pieza faltante; poder apagarlo dejaría el inventario peor de como lo encontró.
Lo que estos reportes no hacen¶
- Nada clínico. No hay diagnósticos frecuentes, ni «% de mejoría», ni adherencia. Un tablero que insinúa efectividad es un claim de resultados y no es lo que hace esta plataforma: el sistema organiza, el médico interpreta.
- Nada entre consultorios. No hay comparación contra otros portales: serían datos de otros clientes.
- El ingreso no sale del CFDI. Hay ventas legítimas sin factura, y medir el ingreso por lo timbrado sería un incentivo para no registrar la venta. Por eso lo de facturación es una conciliación aparte, no otra forma de contar el dinero.